POLITIQUE DE LUTTE CONTRE LA FRAUDE ET LA CORRUPTION
I. Introduction
CYNO GARDE s’appuie sur 3 grands principes liés à la lutte contre la fraude et la corruption :
Engagement contre la fraude et la corruption :
CYNO GARDE refuse de soutenir directement ou indirectement toute action frauduleuse et s’engage à minimiser les risques de corruption dans la mise en œuvre de ses activités
Transparence et responsabilité :
Professionnalisme :
II. Identification de la fraude et de la corruption
ARTICLE 1 - Définition
La fraude en matière civile ne se démarque guère de la fraude pénale. Il s’agit d’un acte réalisé en utilisant des moyens déloyaux destinés à surprendre un consentement, à obtenir un avantage matériel ou moral indu ou réalisé avec l’intention d’échapper à l’exécution des Lois.
La fraude est une forme de corruption, tromperie criminelle, ou allégation de fausses représentations pour obtenir un avantage de manière injustifiée.
Si la fraude peut être commise unilatéralement par un individu ou un groupe d’individus, la corruption implique une « transaction » et une contrepartie financière ou sous la forme de faveurs ou d’avantages.
La corruption constitue un délit grave, passible de lourdes peines d’emprisonnement. La corruption, qui désigne un comportement, est définie dans l’article 435-1 du Code pénal.
La corruption désigne le fait :
« De solliciter ou d’agréer, sans droit, à tout moment, directement ou indirectement, des offres, des promesses, des dons, des présents ou des avantages quelconques, pour elle-même ou pour autrui, afin d’accomplir ou de s’abstenir d’accomplir un acte de sa fonction, de sa mission ou de son mandat ou facilité par sa fonction, sa mission ou son mandat ».
La corruption consiste, pour le corrupteur, à octroyer un avantage à une personne (le corrompu) pour qu’elle accomplisse ou qu’elle n’accomplisse pas un acte qui relève de sa fonction et de ses prérogatives.
ARTICLE 2 – Champ d’application
- La présente politique s’applique à tout le personnel de CYNO GARDE et aux dirigeants de CYNO GARDE.
- Les dispositions de la présente politique peuvent aussi être appliquées à toute personne employée par une entité effectuant des missions pour CYNO GARDE.
- La présente politique s’applique notamment aux consultants, sous-traitants, partenaires, fournisseurs, clients et entités associées.
ARTICLE 3 - Objet de la politique
L’objet de la présente politique est de :
- Mettre en œuvre les mécanismes de lutte contre la fraude et la corruption via des dispositifs de prévention, de signalement, de conduite à tenir, d’enquête et de sanction s’appliquant au personnel de CYNO GARDE et aux autres entités mentionnées à l’Article 2 de la présente politique.
- Définir les règles relatives à la lutte contre la fraude et la corruption s’appliquant au personnel de CYNO GARDE et aux autres entités mentionnées à l’Article 2 de la présente politique.
- Informer les tiers de la conduite à laquelle ils sont en droit de s’attendre de la part du personnel de CYNO GARDE et aux autres entités mentionnées à l’Article 2 de la présente politique.
- Prévenir et anticiper les zones de risques susceptibles d’affecter CYNO GARDE et ses tiers.
III. Principes généraux
ARTICLE 4 – Neutralité
Le personnel de CYNO GARDE et les autres entités mentionnées à l’Article 2 de la présente politique doivent s’acquitter de leurs devoirs de manière neutre et apolitique, dans le respect de la loi, des instructions légitimes et des règles déontologiques relatives à leurs fonctions.
ARTICLE 5 – Impartialité
Dans le cadre de leurs fonctions professionnelles et/ou de leurs missions, le personnel de CYNO GARDE et les autres entités mentionnées à l’Article 2 de la présente politique doivent agir conformément à la loi et exercer un pouvoir d’appréciation de manière impartiale, en tenant compte uniquement des circonstances pertinentes.
ARTICLE 6 – Confiance des parties prenantes
Le personnel de CYNO GARDE et les autres entités mentionnées à l’Article 2 de la présente politique ont le devoir de toujours se conduire de manière à préserver et à renforcer les valeurs d’intégrité, d’impartialité et d’efficacité de CYNO GARDE.
ARTICLE 7 – Responsabilité hiérarchique
Le personnel de CYNO GARDE est responsable auprès de son supérieur hiérarchique immédiat et/ou de sa direction fonctionnelle, sauf disposition contraire de la loi.
ARTICLE 8 – Confidentialité
En tenant dûment compte de l’éventuel droit d’accès aux informations des clients, le personnel de CYNO GARDE et les autres entités mentionnées à l’Article 2 de la présente politique doivent traiter de manière adéquate, avec toute la confidentialité nécessaire, toutes les informations et tous les documents acquis dans l’exercice, ou à l’occasion de l’exercice de leurs fonctions.
ARTICLE 9 – Protection de la vie privée
Toutes les mesures nécessaires doivent être prises pour s’assurer que la vie privée du personnel de CYNO GARDE et celle des autres entités mentionnées à l’Article 2 de la présente politique est respectée de manière appropriée ; par conséquent, les déclarations prévues à la présente politique doivent demeurer confidentielles, sauf disposition contraire de la loi.
IV. Mécanismes de lutte contre la fraude et la corruption
ARTICLE 10 – Interdiction de tout acte de corruption
Le personnel de CYNO GARDE et les autres entités mentionnées à l’Article 2 de la présente politique ne doivent pas participer, directement ou indirectement à un acte de corruption ou de fraude au sens de la présente politique.
- En aucun cas, le personnel de CYNO GARDE et les autres entités mentionnées à l’Article 2 de la présente politique ne doivent tirer un avantage indu de leur position professionnelle pour leur intérêt personnel.
ARTICLE 11 – Importance de la prévention
Pleinement conscient que la corruption peut être évitée le plus efficacement en créant une culture organisationnelle efficace qui utilise l’argent avec prudence, CYNO GARDE a développé une série de mécanismes préventifs et de systèmes de contrôle internes ayant pour objet de prévenir et d’identifier la fraude et la corruption, notamment inclus dans les manuels et procédures finance, logistique, et ressources humaines
ARTICLE 12 – Mécanisme de prévention
Les mécanismes de prévention mis en place par CYNO GARDE sont, selon les cas suivants :
- Le risque du conflit d’intérêt: dans le cadre d’une procédure d’embauche, la personne en phase de recrutement doit informer si elle a des liens avec des salariés de l’entreprise. De même, le salarié de l’entreprise doit informer sa hiérarchie d’éventuelles liens avec la personne en phase de recrutement. Cela s’applique également lorsqu’un agent est proche d’un employé du site dans lequel il intervient ou interviendra.
- Le risque de fraude:
Il y a différentes situations à risque de fraudes :- La fausse ou le défaut de déclaration auprès des organismes sociaux : Chaque mois CYNO GARDE effectue toutes les déclarations nécessaires auprès de l’URSSAF.
- Le détournement de fonds ou de ressources : Contrôle régulier. Mise en place de procédures d’achats et comparer les prix entre fournisseurs.
- Le paiement en liquide : Ce type de paiement est à éviter mais si le paiement en liquide est le seul moyen, toute transaction doit être justifiée : facture, preuve de paiement en liquide. Tout flux financier vers un tier (personne physique ou morale) doit être dument justifié par une facture ou un contrat.
- La fausse facture ou la fausse écriture comptable : A CYNO GARDE, l’enregistrement comptable des dépenses ne peut être fait par la personne qui gère la caisse et donc qui effectue les paiements en espèces, virement bancaire et carte bancaire.
- Le risque de corruption :Il y a différentes situations de risque de corruption :
- Le cas de la donation inappropriée: Tout transfert d’argent doit être justifié par un contrat.
- Le cas du chantage auprès fournisseurs : Pas de moyen mis en œuvre pour le moment.
- L’abus de pouvoir : Dans le cadre du recrutement, CYNO GARDE mettra en place des items spécifiques pour évaluer les aptitudes des candidats face à la lutte contre la corruption et la fraude.
- Vérification des tiers. En respect des lois relatives à la lutte contre la corruption, tout tiers qui vient à collaborer avec CYNOGARDE doit disposer d’une politique de lutte contre la corruption et il convient également de vérifier l’intégrité du tiers par des contrôles appropriés.
V. Mécanisme d’enquête
ARTICLE 13 – Faire rapport
- CYNO GARDE a adopté une approche qui promet et garantit la transparence au sein de la société et a nommé un point focal Alerte qui peut être contacté via une adresse électronique spécifique : alerte@cyno-garde.com .
- Le personnel de CYNO GARDE et les autres entités mentionnées à l’Article 2 de la présente politique qui estiment qu’on leur demande d’agir d’une manière illégale, irrégulière ou contraire à l’éthique, pouvant relever de la forfaiture ou en contradiction de toute autre manière avec la présente politique, doivent le signaler à leur supérieur hiérarchique et en toute occurrence à travers alerte@cyno-garde.com .
- Le personnel de CYNO GARDE et les autres entités mentionnées à l’Article 2 de la présente politique doivent signaler à leurs supérieurs hiérarchiques et/ou Coordinateurs / Représentants mais également à travers alerte@cyno-garde.com toute preuve, allégation ou soupçon d’activité illégale concernant CYNO GARDE dont ils ont connaissance dans le cadre ou à l’occasion de l’exercice de leurs fonctions.
- CYNO GARDE doit veiller à ce que le personnel qui signale un cas prévu ci-dessus sur la base de soupçons raisonnables et de bonne foi ne subisse aucun préjudice.
- Les cas d’abus caractérisé dans l’utilisation des mécanismes présentés ci-dessus sont susceptibles de sanctions.
ARTICLE 14 – Enquête par CYNO GARDE
- Conformément à l’Article 14 de la présente politique, le personnel de CYNO GARDE et les autres entités mentionnées à l’Article 2 de la présente politique doivent informer leur supérieur hiérarchique et/ou le Coordinateur / Représentant et en toute occurrence à travers alerte@cyno-garde.com en cas de soupçon de corruption.
- Une réponse par courrier électronique est envoyée par alerte@cyno-garde.com à réception de la plainte. Cette réponse :
- Informe du délai prévisionnel et nécessaire à l’examen de sa recevabilité et les modalités suivant lesquelles il est informé des suites données à son signalement ;
- Détaille le processus à suivre en cas de suspicion de corruption ;
- Demande, le cas échéant, de fournir davantage d’éléments visant à clarifier et à évaluer la plainte.
- La gestion de la plainte se fait soit au niveau local, soit au niveau national.
- Le personnel de CYNO GARDE et les autres entités mentionnées à l’Article 2 de la présente politique doivent :
- Coopérer à toute enquête menée par CYNO GARDE ;
- Conserver tous les dossiers relatifs à toute implication présumée qui pourraient être requis pour une enquête ;
- Préserver la confidentialité de toute allégation.
- CYNO GARDE consigne les détails de chaque fraude avérée ainsi que les mesures prises dans un registre des fraudes et des cas de corruption.
ARTICLE 15 – Autorité chargée de l’enquête
L’équipe d’investigation est nommée par le Président et est chargée de la gestion de toutes les problématiques de corruption et de fraudes au sein de CYNO GARDE.
VI. Mesures suites aux enquêtes
ARTICLE 16 - Sanctions
Les enquêtes effectuées dans le cadre de la présente politique sont susceptibles des conséquences ci-dessous :
- Sanctions disciplinaires : la violation de la présente politique, qui constitue notamment une violation du code de conduite de CYNO GARDE, entraîne des sanctions pouvant aller de l’avertissement à la rupture du contrat de travail pour faute grave, supposant l’absence de préavis et de versement d’indemnités.
- Compensation des pertes : là où CYNO GARDE a subi des pertes, la restitution totale de tout bénéfice ou avantage indu obtenu et le recouvrement des frais seront visés auprès du ou des individu(s) ou organisations responsables de la perte. Dans le cas où l’individu ou l’organisation ne pourrait ou ne voudrait réparer le préjudice, des poursuites civiles seront envisagées afin de recouvrer les pertes.
- Poursuites pénales : CYNO GARDE réfèrera le cas échéant les fraudes aux autorités compétentes en charge de l’application de la loi en vue d’entamer des poursuites judiciaires. Le contexte local ainsi que les conséquences en termes de droits humains suite à la mise en œuvre de telles poursuites contre les personnes impliquées seront pris en compte. Dans tous les cas, la décision finale de poursuivre en justice ou non sera prise par la Direction de CYNO GARDE.
- Leçons apprises et amélioration des contrôles internes : une enquête de fraude peut potentiellement pointer des erreurs de supervision et/ou une faille ou une absence de contrôle ; l’ensemble des mesures à prendre afin d’améliorer les systèmes doit être documenté au sein du rapport d’enquête et mis en œuvre lorsque ce rapport est finalisé.
Sanctions disciplinaires :
la violation de la présente politique, qui constitue notamment une violation du code de conduite de CYNO GARDE, entraîne des sanctions pouvant aller de l’avertissement à la rupture du contrat de travail pour faute grave, supposant l’absence de préavis et de versement d’indemnités.
Compensation des pertes :
là où CYNO GARDE a subi des pertes, la restitution totale de tout bénéfice ou avantage indu obtenu et le recouvrement des frais seront visés auprès du ou des individu(s) ou organisations responsables de la perte. Dans le cas où l’individu ou l’organisation ne pourrait ou ne voudrait réparer le préjudice, des poursuites civiles seront envisagées afin de recouvrer les pertes.
Poursuites pénales
CYNO GARDE réfèrera le cas échéant les fraudes aux autorités compétentes en charge de l’application de la loi en vue d’entamer des poursuites judiciaires. Le contexte local ainsi que les conséquences en termes de droits humains suite à la mise en œuvre de telles poursuites contre les personnes impliquées seront pris en compte. Dans tous les cas, la décision finale de poursuivre en justice ou non sera prise par la Direction de CYNO GARDE.
Leçons apprises et amélioration des contrôles internes
une enquête de fraude peut potentiellement pointer des erreurs de supervision et/ou une faille ou une absence de contrôle ; l’ensemble des mesures à prendre afin d’améliorer les systèmes doit être documenté au sein du rapport d’enquête et mis en œuvre lorsque ce rapport est finalisé.
VII. Mise en application de la politique
ARTICLE 17 – Adhésion de la politique
Le personnel de CYNO GARDE et les autres entités mentionnées à l’Article 2 de la présente politique certifient adhérer à ces principes en signant le formulaire d’acceptation de cette politique de CYNO GARDE présenté en annexe de leur contrat de travail.
